What Color is Your Parachute? 兩個實用的求職工具

前陣子找工作買了幾本求職相關的書來看,其中一本堪稱經典,是Richard Bolles 寫的<What Color Is Your Parachute?>。號稱經典的書總會引起我的好奇與質疑,為什麼這本書近半世紀前出版到現在仍十分暢銷 (1970年出版,但每一年都會更新再版)?當今求職書琳瑯滿目,本書有何特點讓它屹立不搖?

書的前半講述求職過程與建議,包括建構履歷、尋找職缺、面試技巧、薪水談判、找工作的mindset,倒與其他求職書無異 (或許它提出時很新穎,現在這想法已是主流)。本書最讓我驚艷與受益之處,來自兩個章節 <Self-Inventory I & II> 的兩個重要的概念與工具:Prioritizing Grid 和 The Flower Diagram

介紹這兩個工具前,先分享一個故事:(轉載自<恆毅力:人生成功的究極能力>)

億萬富豪巴菲特(Warren Buffett)問長年跟著他的私人機師,除了載著巴菲特飛到各地之外,他還有什麼更遠大的夢想。機長承認,他確實還有其他夢想,於是巴菲特教給他三個步驟。

第一步,寫下二十五個職業生涯的目標。

第二步,很深入地思考、反省,從二十五個目標中圈出五個最優先的目標,五個就好。

第三步,認真看一遍你沒有選的那二十個目標,那些就是你無論如何都要盡力避開的事,它們只會讓你分心,占用你的時間和精力,讓你無法專注於更重要的目標。

這個故事想說的是優先順序 (priority) 的重要性,聽起來十分有理,但是如何從二十五個目標中選出五個最優先的目標呢?平時我們寫下每日、每周、每月的待辦事項或是職涯、人生的目標清單之後,又該如何有系統地依重要性排序清單上的項目呢?這便是「Prioritizing Grid」工具的好用之處。

Prioritizing Grid

此工具的運用方式如下 (請參考附圖):

grid_chart_final
  1. 將未排序的清單條列於 Section A (盡量不超過十個)。
  2. 畫出如 Section B 的樂高狀三角形,每個方格內寫下比較方案。直行和橫列分別對應欲比較之選項,例如最左上角的方格要比選項1 (直行) 和選項 2 (橫列)。
  3. 完成 Section B 所有方格內的方案比較,從兩個選項中圈選出重要者。
  4. 於 Section C 內統計每個選項獲得的票數 (第一橫列),並依照票數排名 (第二橫列)。
  5. 將所有選項依排名列在Section D,即為排序後的清單。

Prioritizing Grid 使用心得

第一,Prioritizing Grid 的關鍵在於拆解排序問題。要在一次排序十個項目很難 ,但兩兩配對比較就容易許多。

第二,我原先排序重要性都是在腦中憑感覺完成,但依照這套流程就能按部就班地、理性地完成排序。有Protocol的好處就是結果具有可重複性。

第三,若有 N 個項目,總共必須做 N x (N-1)/2 個比較。舉例來說,十個項目需要比較45次。不適合用於太多項目。

第四,Prioritizing Grid 用起來很費時,或許不會用在每日待辦清單上。但是使用 Prioritizing Grid 其實是對每個選項和其相互重要性的深入思考,對於重要的清單 (例如每月待辦或人生職涯目標) 有很大的幫助。

有了 Prioritizing Grid ,接下來即可進入本書的重點:Flower Diagram

“The key is not to prioritize your schedule, but to schedule your priorities." – Stephen Covey

Flower Diagram

本書提倡找工作應在向外尋找機會之前,先向內瞭解自己。我也覺得找工作的過程其實是對自己更深入地剖析,透過接觸不同人、公司、機會,發掘自己的能力、興趣、喜好與熱忱。

而 Flower Diagram 就是從七個不同的面向 (花瓣) 來幫助求職者先靜下來思考自己是什麼、會什麼、需要什麼以及想要什麼。更重要的是介紹此觀念的章節 「Self-Inventory」不只提出問題讓讀者思考,更發展出一套務實的流程,讓讀者能一步步完成屬於自己的 Flower Diagram。

這個概念和另一本暢銷書「The 7 Habits of Highly Effective People」的作者 Stephen Covey 提出的想法很像:不論是職涯還是人生,我們都要有一套「個人憲法」(personal constitution) ,紀錄我們人生的價值觀和願景。不論待人處事,都不能「違憲」。而 flower diagram 就是一套個人憲法,本書介紹的就是立憲的過程。

Flower Diagram & 7 Petals

接下來就來介紹 flower diagram 的七朵花瓣,代表工作求職需要思考的七個面向。

第一朵:Favorite People Environment

喜歡跟什麼樣的人一起共事?列出十項特質並用 Prioritizing Grid 排序。有效的腦力激盪方法是從自己過去的經驗下手:曾經在哪裡工作?曾碰到什麼樣的人 (上司、同儕) 讓自己無法忍受?列出這些人的特質並排序,最後再轉成正向的特質。

本篇附圖有範例。我的前三項是:1. 值得信任 2. 尊重他人 3. 想法開放並願意傾聽與溝通。

第二朵:Favorite Working Conditions / Workplace

看到許多軟體公司會提供免費餐點和點心,也花心思設計工作場所及娛樂空間,心動之餘,是否有想過哪些工作環境是想要,哪些是需要?

列出這朵的清單也可以從反向思考。在曾經工作過的地方,有哪些因素會使自己的工作效率下降?依照重要性排序後,再轉成正向的描述。像我的前三項就是:1. 有 30% 以上自己運用的時間,2. 良好的 mentorship & teamwork, 3. 尊重員工的隱私與個人空間 (例如可以睡午覺、沒有dress code 等等)

第三朵:Favorite Transferable Skills

這點不只是擅長的技能,而是喜愛使用的技能。技能可以從三個面向思考:(1) what you can do (2) what you know (3) how you do it。更具體來說,第一種是「動詞技能」,例如寫作、教學、應用;第二種是「名詞技能」,例如數學、音樂、文學;第三種是「形容詞 / 副詞技能」,例如敏捷的、謹慎的、新穎的。所以寫此項目清單時盡量使用副詞 + 動詞 + 名詞來完整描述自己喜愛的技能,例如敏捷地應用數學模型、新穎地寫作文學作品等等。

第四朵:Purpose of Sense of Mission for My Life

我把這朵稱為「Personal Constitution」,也就是人生的願景。我的人生要追求的是什麼?離開人世前要實現什麼才不會留下遺憾?關於這點另一本暢銷書「The 7 habits of highly effective people」有具體地思維架構來思考此事,有機會再跟大家分享。

我的前三名是:(1) Follow my heart and lead a happy, fulfilling life. (2) Being a loving person toward my family and friends, (3) Help create/develop products that shape the future.

第五朵:Favorite Knowledge / Interests

此面向是指最喜愛的領域或課題,可以從兩個面向思考。第一是回顧以前做過的工作,第二是留意下班之後的嗜好。再依照 Expertise 和 Enthusiasm 兩個軸分類,留下有熱忱的項目 (熱忱比專業更重要)。我的前三名是:(1) Innovation in technologies, (2) Brain science and healthcare, (3) Education and mentorship.

第六朵:Preferred Level of Responsibility & Salary

大家都想賺錢,不過你是否有想過需要賺多少錢才能過想要的生活?錢真的賺越多越好嗎?有錢的生活的確比較快樂,不過只到某個程度 ($75K / year)。更高的薪水,意味工作責任更加沉重,減少陪伴家人、小孩、朋友的時間,壓縮自己的休閒。高薪或許帶來成就感,但不見得能帶來幸福感。

本書建議透過記帳估計自己的各項花費,每項花費有低標 (最低容忍限度) 和高標 (最舒適),加總之後便能得到一個薪水區間。瞭解自己對薪水的期望和最大需求,便有助於篩選工作與選擇與薪水相應的職責。

第七朵:Preferred Place to Live

這點是工作的地理位置。可以從過去待過的地方開始思考,這些地方有哪些方面令人不悅,再轉為正向描述。不過與前幾朵清單不同處在於,這點要把配偶的選擇也考慮進去。

後記

介紹完七朵求職用 Flower Diagram,不知是否有幫助讀者思考工作的不同面向。尋找工作前先瞭解自己。本書有詳細的步驟帶領讀者列出並排序每一朵花的清單。還是建議有機會買來一讀,甚至花個周末完成自己的 Flower Diagram。不論是在學還是求職,這樣的思維模式,至少對我很有幫助。迷惘混亂之時,回顧自己深思熟慮寫下的清單,總能有人生指南針的妙用。

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