英文寫作助理 Grammarly 使用心得

進業界工作以後,在公司文化的「薰陶」下,不斷尋找能提升產能、節省時間、或是有助於個人成長的工具。(現在想得到的服務都有公司在做)。過去兩個月使用一款英文寫作助理軟體 (Grammarly),覺得實在好用,不只省下寫英文郵件與修改文件、論文的時間,寫作能力也有所提升!

以下分享使用心得,供有興趣或有需求的讀者參考。(聲明:本文章沒有任何 Grammarly 贊助行銷,純屬個人分享。)

Grammarly 簡介

Grammarly 是數位寫作助理 (digital writing assistance) 軟體。公司於 2009 年在烏克蘭成立,現今已成為估值破 $10B 的獨角獸公司。(原來是我太晚才發現這個工具啊)。其創辦人提到,公司宗旨是「提升溝通的效率,在更少時間內用更簡短精確的表達傳達訊息。」

類似 Word, Gmail 內建的拼字檢查,Grammarly 可以檢查拼字、文法、標點符號等使用錯誤。但其目標不只是英文使用的正確性,而是提升溝通效率,包含精練的語言、適當的語氣、合適的場合等因素。因此 Grammarly 利用機器學習與大數據訓練出的模型,依照讀者的寫作目標給出相應的建議,最後還給你打個分 (寫作品質) 、給個 Emoji 告訴你讀者閱讀感受。這應該是與現今內建文法檢查軟體最大的差異處。(以下有圖示說明)

Grammarly 的功能

1. 建議修改字詞段落

  • 紅色底線標記:基本拼字、文法、標點符號檢查,可以一鍵訂正錯誤。
  • 藍色底線標記:建議修改之句子或段落,通常是語句過長或不通順。(我常依照它的建議把一長句改成兩短句,或使用更精簡的詞。)
  • 綠色底線標記:建議更換之同義詞。太常使用或模糊不清的詞語,它會提供修改建議。(其中一個超好用的功能是點選任一單詞後,它會跳出同義詞列表供我抽換,並列出同義詞的細微差異,例如使用場景及涵義等。根本就是學英文神器!)
  • Learn More: 以上每個建議都有此選項,可以讀更多「教材」,說明為何它會建議如此修改。(我也常用此管道學英文,例如寫作該用 “21″ 還是 “Twenty-one")

2. 設定寫作目標

這是 Grammarly 一大特色。修改文章前,可以定義寫作風格與預設讀者 (請見圖一範例)。例如寫英文論文,我的寫作目標是 “Expert" Audience (它才不會一直建議改掉專業術語) “Formal" Formality (建議不用 We, I 等詞), “Academic" Domain。如果是寫英文商業郵件,我的寫作目標則會改為 “Knowledgeable", “Neutral" (決定於和收件人的熟識程度), “Email" Domain。

目標設定完成後,Grammarly 會依此給出相應的字詞段落修改建議。

圖一、設定寫作目標 (範例是我寫英文論文時訂的目標)

3. 寫作品質反饋

Grammarly 檢查完文件後,還會提供整體文章品質的反饋。(圖二是我最近投稿論文的反饋訊息)。我覺得 Readability 與 Vocabulary 兩欄的訊息特別有價值。例如平均每個句子長度 23.1 個詞,遠超出平均 (Grammarly 訓練使用的文件),代表我的讀者會看得很辛苦 (對不起審稿人)。另一項是全文只有 15% 是不同單詞,遠低於平均值,代表我大量使用同樣的字 (好像在論文中很常發生)。

我從來沒從這些角度去分析我寫作的品質,對我未來寫作風格大有啟發。例如盡量使用短句,刪減文章篇幅等。

圖二、Grammarly 提供之整體文章品質分析與反饋

4. 語氣分析

這是我覺得 Grammarly 最有趣的功能,尤其是寫英文郵件。眼尖的讀者可能在圖一看到 “Tone" 的項目,還有許多 Emoji,例如 Neutral, Friendly 等。這是 Grammarly 根據你寫的內容,分析出讀者看完可能會有的感受。這些 Emoji 在寫信的時候,會自動出現 (除非信太短)。

我最常使用的情景大概是太平舖直述,Grammarly 給我個 “Neutral" 臉,我可能就會信尾感謝一下對方 (變成 “Friendly" 臉),或是刪除 might, likely, probably 等詞 (變成 “Confident" 或是 “Affirmative")。我覺得確實有幫助我思考並實際提升郵件的溝通目標,例如是著重傳達訊息 (事) 還是要建立關係 (人)

Grammarly 的使用場合

我覺得 Grammarly 目前對我最有幫助的就是寫英文郵件和英文論文

英文郵件: 安裝 Chrome Plugin 之後,打開 Gmail 寫信 Grammarly 就會自動檢查,不只確保拼字無誤,更確保郵件用字精簡、傳遞合適的 “Tone" 調。改完一遍基本上就是很標準的商業信。

英文論文: Grammarly 簡直是修改論文神器。過一遍紅線錯誤和藍線建議,就是一篇英文及格的作品。大大節省了我和同事需要在茫茫字海中挑錯的精力與時間!而且依我的經驗,Grammarly 抓出的錯誤及有效建議比 Word / Overleaf 內建的偵錯功能好上太多 (尤其是對文法、句子、段落上的建議)。要是讀博士寫論文時就開始用,說不定可以省下好幾周的論文修時間啊!(相見恨晚)

其他場合:我最近也很常用 Grammarly 改 Google Document 的英文文件 (我的公司團隊常用 Google Document)。後來發現 Grammarly Chrome Extension 其實支援很多 (且不斷增加) 網站,例如在線上填問卷時 Grammarly 也可以修改。

怎麼開始用 Grammarly?

如果你對以上功能有興趣或有需求,不妨自己試試吧!

Grammarly 目前獨立運行版本 (desktop version) 支援 Windows, MacOS,也可以直接在各大瀏覽器上運行 (Chrome, Firefox, Edge, Safari)。不過我更推薦使用 Grammarly 提供的 Chrome Extension (如果你是 Chrome 使用者的話,可用在 Gmail, Google Doc等平台)。另外,Microsoft Word, Outlook 等插件也是我愛用的管道。對我來說,這就涵蓋了大部分需要文字處理的場合。

Grammarly 付費版與折扣小撇步

再來談到 Grammarly 最大的門檻,那就是費用。(對不起讀者,讀到現在才告訴你 Grammarly 許多功能都需要付費版…… 不然你可能也不會讀到這裡。)

好消息是 Grammarly 有免費版,提供文法、拼字、標點符號檢查。但只有付費版 (Premium) 才有更多客製化與英文教學的進階功能。想試試看的讀者,至少可以安裝上述提及的插件,搭配免費版帳號先行使用。關於免費與付費版的差異,可以參考 Grammarly 官方網站。

目前 (2021年1月),Grammarly 付費版 (Premium) 月費 $30,三個月費 $60,年費 $140 (這裡單位都是美金)。它不提供付費版的試用,確實令我註冊時卻步。

但卻步讓我發現了一些 Grammarly 的商業伎倆。或許它也發現付費版門檻過高,所以採用了一些折扣或費用共享模式:

  • 每個付費帳號可以登入五個不同裝置 (電腦、手機)。我就和家人共用了一個 Grammarly 帳號。目前可以同時在不同裝置上使用,等於一人付費兩人共享。
  • 我發現 Grammarly 看到我註冊免費版卻一直沒有升級,就不斷寄給我各種折扣!大概幾周後我就收到八五折的折扣訊息,我便立刻下單三個月版。結果又過了幾周,我另一個還是免費版的郵件信箱又收到五折的折扣訊息!看得我吐血同時又再下單了一年版 (還好它可以鎖定這個價格,三個月結束後續訂一年是用折扣價)。總而言之,如果你沒有急用付費版功能,可以等幾周,看它是否會提供更多折扣

總結

雖然 Grammarly 付費版價格高,但對於常寫英文郵件、改英文論文及文件的我來說,它省下的校稿時間的價值遠超過其價格。而且它提供的寫作建議與文章品質反饋,使我英文寫作水平繼續進步,兼具教育意義。所以我找到 Grammarly 服務有相見恨晚之感,才會寫這篇文章推薦給有需求的讀者。

當然這項服務是否也能為你帶來超過價格的價值,就看你有何需求了!

註:若以上訊息有誤或更新,請不吝指正!

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